Politica de confidențialitate

1. Scopul Politicii

Politica descrie modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în legătură cu website-ul, solicitările de ofertă, comunicarea profesională, prestarea serviciilor și proiectele Totul.Digital, precum și, atunci când este cazul, administrarea Academiei, recrutării și relațiilor cu partenerii și furnizorii. Ea se adresează vizitatorilor website-ului, persoanelor care ne contactează, reprezentanților clienților și partenerilor, participanților la Academie, candidaților, angajaților, contractanților și furnizorilor, precum și altor persoane vizate ale căror date sunt prelucrate în cadrul activității noastre.

2. Operatorul

Operatorul datelor cu caracter personal este Societatea cu Răspundere Limitată ALLIANCE GROUP, care utilizează marca Totul.Digital.

3. Domeniul de aplicare

Politica se aplică prelucrărilor efectuate în contextul activităților Totul.Digital: utilizarea website-ului, comunicarea prin formulare, email, telefon și canale de mesagerie, gestionarea relațiilor B2B, pregătirea ofertelor, încheierea și executarea contractelor, administrarea proiectelor și protejarea infrastructurii.

Datele pe care clienții le pun la dispoziție în cadrul proiectelor sunt prelucrate în limitele rolurilor, serviciilor și instrucțiunilor documentate stabilite prin contract.

4. Categoriile de date prelucrate

• numele și prenumele;
• numărul de telefon profesional și adresa de email;
• compania și funcția;
• conținutul solicitării, serviciile selectate și istoricul comunicării profesionale;
• informații privind contractul, proiectul și interacțiunile aferente;
• informații tehnice despre vizitarea website-ului, inclusiv adresa IP și identificatori online, atunci când sunt prelucrate efectiv;
• informații privind consimțământul sau opoziția față de marketing;
• date transmise de client în cadrul unui proiect, în măsura necesară prestării serviciilor convenite.

Totul.Digital urmărește să prelucreze numai date adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar pentru scopurile declarate.

5. Sursele datelor

Datele pot fi obținute direct de la persoana vizată, prin formularele website-ului, email, WhatsApp, Telegram sau alte canale alese, în cadrul întâlnirilor și corespondenței profesionale, de la clienți, parteneri sau prin recomandări, din CRM și din activități de publicitate și generare de solicitări, precum și din website-uri oficiale ale companiilor, rețele sociale profesionale, cataloage și registre publice, evenimente de afaceri și sistemele tehnice ale website-ului.

Atunci când datele sunt primite de la un client în cadrul unui proiect, clientul este responsabil pentru legalitatea sursei și a instrucțiunilor documentate transmise Totul.Digital.

6. Scopurile prelucrării

7. Caracterul obligatoriu al furnizării datelor

Câmpurile marcate ca obligatorii sunt necesare pentru prelucrarea solicitării. Fără furnizarea numelui sau a unui mijloc de contact, Totul.Digital poate să nu poată răspunde cererii. Furnizarea datelor pentru primirea mesajelor de marketing este voluntară.

În cadrul unui contract, anumite informații pot fi necesare pentru prestarea serviciilor, facturare sau îndeplinirea obligațiilor legale. Consecințele nefurnizării sunt explicate în contextul solicitării concrete.

8. Formularele website-ului, CRM și canalele de comunicare

Datele introduse în formulare pot fi transmise în sistemul CRM utilizat pentru gestionarea solicitărilor și relațiilor cu clienții. Comunicarea poate continua prin email, telefon, WhatsApp, Telegram sau prin canalul ales de persoană.

Nu transmiteți prin formularele publice parole, date complete de plată, copii ale actelor, categorii speciale de date, baze de date ale clienților sau informații confidențiale ale terților. Pentru materialele de proiect se stabilește un canal adecvat.

9. Contacte profesionale B2B

Totul.Digital poate obține datele profesionale de contact ale reprezentanților organizațiilor din website-uri oficiale ale companiilor, platforme profesionale, cataloage publice, evenimente de afaceri, recomandări și alte surse legale.

De regulă, sunt prelucrate numele, funcția, compania, telefonul profesional, emailul corporativ și sursa informației. Aceste date sunt utilizate pentru stabilirea unui contact de afaceri relevant. Destinatarul are dreptul să se opună în orice moment continuării comunicării.

10. Automatizare și instrumente AI

Totul.Digital poate utiliza automatizarea și instrumentele AI pentru clasificarea preliminară a solicitărilor, pregătirea materialelor, analiza necesităților și direcționarea cererilor.

Totul.Digital nu adoptă decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care să producă efecte juridice sau alte efecte similare semnificative pentru o persoană fizică. Deciziile comerciale finale sunt luate de angajați autorizați.

Website-ul ai.totul.digital este un instrument al Totul.Digital, destinat evaluării preliminare a necesităților de business. Utilizatorul introduce întrebări în chat și, pentru continuarea sesiunii, poate crea un cont. Se prelucrează conținutul mesajelor introduse de utilizator, datele de înregistrare și date tehnice privind utilizarea instrumentului.

Conținutul mesajelor nu este transmis către serviciile de analiză sau publicitate. Către Google Analytics se transmit numai evenimente tehnice privind utilizarea instrumentului — începerea conversației, numărul de ordine al mesajului, limba interfeței și starea utilizatorului — fără textul întrebărilor.

Temeiul prelucrării este executarea serviciului solicitat de utilizator, iar pentru tehnologiile neesențiale — opțiunea exprimată în interfața de gestionare a consimțământului.

11. Destinatarii datelor

Datele pot fi accesibile, în limita necesară, următoarelor categorii de destinatari:

• angajați autorizați;
• Bitrix24, utilizat pentru formulare și gestionarea contactelor și solicitărilor;
• furnizori de găzduire și suport tehnic;
• Resend, utilizat pentru email și evenimentele aferente;
• platforme de comunicare;
• furnizori de servicii analitice și publicitare, în funcție de opțiunea utilizatorului;
• consultanți contabili și juridici;
• contractanți, în volumul necesar serviciilor convenite;
• Cloudflare, utilizat pentru livrarea și protecția website-ului;
• Ahrefs, utilizat pentru analiza traficului, atunci când opțiunea utilizatorului o permite;
• CookieYes, utilizat pentru gestionarea consimțământului și păstrarea jurnalului consimțămintelor;
• autorități publice, în cazurile prevăzute de lege.

Rolul, condițiile contractuale și utilizarea concretă a fiecărui furnizor se verifică în funcție de serviciul aplicabil.

12. Transferul internațional

Unele servicii digitale implică prelucrare în afara Republicii Moldova, ceea ce constituie transfer internațional în sensul art. 44–49 din Legea nr. 195/2024.

Google, Meta și TikTok prelucrează inclusiv în Statele Unite ale Americii. Cloudflare prelucrează pe infrastructura sa globală. Bitrix24 prelucrează pe infrastructură situată în Uniunea Europeană, relația contractuală fiind administrată prin Bitrix24.md.

Transferurile către state care nu beneficiază de o decizie privind nivelul adecvat de protecție se efectuează în baza garanțiilor prevăzute la art. 46 sau a derogărilor prevăzute la art. 49. Pentru ceilalți furnizori, locul prelucrării și mecanismul de transfer se stabilesc pe baza contractelor încheiate și se consemnează în registrul intern al furnizorilor.

13. Perioadele de păstrare

• solicitările fără contract: atât timp cât este necesar pentru scopul comunicării și o eventuală relație contractuală, conform regulilor documentate;
• datele clienților activi: pe durata relației și ulterior doar cât este necesar pentru scopuri aprobate și obligații aplicabile;
• documentele contractuale, contabile și de plată: conform obligațiilor aplicabile și regulilor documentate;
• datele de marketing: până la retragere, opoziție sau o decizie documentată de încetare;
• înregistrarea minimă a refuzului de marketing: atât cât este necesar pentru prevenirea comunicărilor nedorite repetate;
• jurnalele tehnice: atât cât este necesar pentru securitate și operare, conform regulilor documentate;
• cookies și tehnologii similare: conform configurației actuale și opțiunilor utilizatorului; perioadele tehnice concrete nu sunt enumerate aici;
• copiile de rezervă: conform ciclului de backup aprobat, care nu este specificat în această Politică.

Când perioada sau regula aplicabilă este atinsă, datele sunt șterse, anonimizate sau prelucrarea lor este restricționată conform procesului documentat.

14. Măsuri de securitate

Totul.Digital aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, adaptate naturii datelor și riscurilor, inclusiv limitarea accesului, administrarea drepturilor de utilizator, actualizarea sistemelor, copii de rezervă și cerințe de confidențialitate. Nicio măsură nu poate garanta securitatea absolută, iar măsurile sunt revizuite în funcție de necesități și riscuri.

15. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile legii, persoana vizată poate solicita informare, acces și copie, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, se poate opune prelucrării, poate solicita portabilitatea datelor, își poate retrage consimțământul, poate depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și se poate adresa instanței de judecată.

Cererea este examinată fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primire. Termenul poate fi prelungit cu cel mult încă două luni, ținând cont de complexitatea și numărul cererilor. Solicitantul este informat despre prelungire și motivele acesteia în cursul primei luni.

Detalii privind depunerea unei cereri sunt disponibile în pagina Drepturile privind datele personale.

16. Marketingul direct

Comunicările de marketing sunt transmise pe baza temeiului aplicabil și cu respectarea opțiunilor destinatarului. Persoana poate retrage consimțământul sau se poate opune în orice moment marketingului direct, prin adresa de contact ori mecanismul de dezabonare disponibil în mesaj. Opoziția la marketing nu afectează comunicările necesare executării unui contract sau soluționării unei solicitări.

17. Modificarea Politicii

Politica poate fi actualizată pentru a reflecta schimbări legislative, operaționale sau ale serviciilor. Versiunea actuală este publicată pe această pagină, iar modificările semnificative pot fi comunicate prin mijloace adecvate.

18. Date de contact

19. Temeiul juridic

Documentul este elaborat ținând cont de cerințele Legii Republicii Moldova nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal și ale altor acte normative aplicabile din Republica Moldova.

• Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal
• Legea nr. 72/2025 privind comunicațiile electronice
• Cadrul legislativ privind serviciile societății informaționale
• Materialele oficiale ale CNPDCP privind Legea nr. 195/2024