Înainte de automatizare, descrieți procesele care influențează direct clientul și venitul: preluarea solicitării, calificarea, ofertarea, follow-up-ul, livrarea, suportul și raportarea.
Companiile caută automatizare când oamenii sunt suprasolicitați, termenele se pierd și conducerea nu mai poate urmări totul manual. Este momentul potrivit pentru schimbare, dar nu pentru a copia în software toate obiceiurile existente.
Procesele pe care merită să le analizați mai întâi
- Preluarea solicitărilor. Prin ce canale vin și unde sunt înregistrate?
- Distribuirea. Cine primește solicitarea și în ce termen trebuie să răspundă?
- Calificarea. Ce informații sunt necesare pentru a decide dacă oportunitatea avansează?
- Oferta. Cine o pregătește, aprobă și urmărește?
- Follow-up-ul. Cum este stabilit următorul contact?
- Transferul spre livrare. Ce promisiuni și informații trebuie transmise echipei de livrare?
- Suportul și relația ulterioară. Cum sunt gestionate solicitările și vânzările recurente?
- Raportarea. Ce trebuie să vadă conducerea fără consolidarea manuală a datelor?
Ce trebuie să conțină harta minimă
| Element | Întrebare |
|---|---|
| Declanșator | Ce pornește etapa? |
| Responsabil | Cine răspunde? |
| Intrare | Ce informație este necesară? |
| Decizie | Ce condiție schimbă traseul? |
| Termen | Când trebuie finalizată? |
| Rezultat | Ce dovedește că etapa s-a încheiat? |
Desenați mai întâi ce se întâmplă în realitate. Diferența dintre real și dorit este materialul din care se construiește proiectul.
Trei greșeli costisitoare
Prima este descrierea excesivă: luni de diagrame pe care nimeni nu le folosește. A doua este automatizarea excepțiilor înaintea fluxului principal. A treia este ignorarea oamenilor. Dacă echipa nu înțelege de ce se schimbă procesul, va continua să lucreze în paralel prin conversații și foi de calcul.
Totul Digital folosește metodologii detaliate pentru evaluarea proceselor, datelor, competențelor și tehnologiei. Publicăm principiile de bază, nu formularele, ponderile și metodologia completă de evaluare.
Întrebări frecvente
Trebuie descrise toate procesele?
Nu. Începeți cu procesele care influențează clientul, venitul și blocajele curente.
Cât de detaliată trebuie să fie harta?
Suficient pentru a vedea responsabilul, decizia, datele, termenul și rezultatul.
Alegeți procesul care merită automatizat primul
Diagnosticarea identifică traseul critic și evită investiția într-o automatizare care doar mută problema.
Solicitați diagnosticarea